« Comment cet homme à le pouvoir d’augmenter votre productivité de 50% ? »

Loi de parkinson

Cyril Northcote Parkinson connait le moyen d’augmenter votre productivité de moitié

    Lhistoire se déroule à la fin de la Seconde Guerre mondiale. Nous sommes en Angleterre.

   Cyril Northcote Parkinson avait été nommé par le gouvernement britannique pour réformer l’administration. Vaste chantier, car le pays est dévasté par les bombardements. Une grande partie du territoire est  à genou aussi bien dans des infrastructures que dans une administration ruinée. 

 

coche6 # Comment Cyril. N Parkinson parvient à doubler la productivité de l’administration britannique avec une simple idée

   Cet homme était donc chargé par le gouvernement de reconstruite une administration efficace.  Rapidement, il ordonne une réforme, pour ne pas dire une « immense révolution » dans la gestion du temps et de la productivité des agents de l’état.

   Encore aujourd’hui, cette réforme chamboule de nombreuses organisations dans notre façon de gagner (ou de perdre) du temps dans nos différentes tâches.

  A la sortie de la guerre, C. N Parkinson observe que les fonctionnaires « attendaient » de recevoir les directives de leurs supérieurs hiérarchiques.

   En d’autres termes, on confiait aux fonctionnaires des différents ministères des consignes avec des délais pour les réaliser, dans ce style d’exemples:

« Bonjour, cher nouveau fonctionnaire, recruté après la guerre. Vous êtes arrivé au Ministère de la Défense et vous allez avoir des tâches à réaliser. Voilà cette tâche, vous allez mettre deux heures pour la réaliser ».

« Bonjour nouveau fonctionnaire du Ministère de l’Agriculture. Désormais, vous allez devoir recenser tous les agriculteurs dans tel secteur et vous devrez connaître leurs spécialités. Vous avez quatre heures pour le faire.»

« Bonjour nouveau fonctionnaire du service des Postes et des télécommunications. Vous devrez relever toute l’installation des téléphones. Vous allez vous occuper de tout ce qui concerne l’installation des postes de téléscripteurs dans telle région. Vous en avez trois par jour à faire. »

 

coche6 # La Loi de Parkinson: « Le temps dont on dispose est extensible en fonction du temps donné »

 

   Après quelques mois d’observation, N.C Parkinson constate que chaque agent a bien respecté dans les temps donnés pour réaliser ses tâches.  Certains se plaignaient du manque de temps pour y parvenir, mais globalement, tout semblait normal ! 

   Pourtant, à la stupéfaction de notre réformateur, Parkinson découvre que les standards utilisés pour donner des délais pour chaque tâche, dataient  de procédures vielles de 50 ans  …  sans avoir mise à jour. Ces standards étaient donc totalement obsolètes. 

   Le plus étonnant est que les fonctionnaires respectaient, sans avoir de marge de temps, les délais demandés,  et sans fainéantise. Ils travaillaient assidûment.

  N.C Parkinson a vite compris cette faille : il se demande alors ce qui se produirait si l’on octroyait un timing plus restreint aux fonctionnaires pour faire le même travail. La décision fut prise de réduire de 50% le temps alloué pour effectuer les mêmes tâches

  Nouvelle surprise de taille. Les nouveaux fonctionnaires recrutés – et qui ne connaissaient point les standards fixés à leurs aînés ont très vite réussi le challenge. En réalité, on observe que chaque agent, spontanément cherche et trouve des solutions pour être plus productif. On note ceci d’éloquent :

   –  Que les tâches sont réalisées avec plus d’efficience.

   –  Que des actions de délégation soient mises en place.

   –  Que la bureaucratie s’allège, etc.

  Brefs, l’ensemble de l’administration britannique étaient plus productives, avec en prime une bien meilleure optimisation des ressources.

   N. Parkinson a réussi à réformer l’administration de cette manière : il a permis de réaliser 50 % de gain de temps et de productivité avec cette simple application.  Ainsi, il a exigé de réduire dans la plupart des services, la moitié de temps pour toutes les tâches – et ceci en moins de 6 mois.

 

coche6 #  Notre cerveau se fixe une forme de limite pour réaliser un travail

  Or, cette limite n’est que psychologique dans la plupart des cas. On peut ainsi commencer par se fixer un délai réduit de 20% pour une tâche habituelle. Vous constaterez que vous pouvez effectivement réduire ce délai en mobilisant une foule de ressources insoupçonnées. 

  Concrètement, si vous pensez qu’il est nécessaire de mettre 2 heures pour effectuer une tâche, vous mettrez réellement 2 heures. Vous remplirez complètement ce temps, sans avoir l’impression d’avoir de la marge de temps en trop. 

   Mais, si vous réduisez ce temps de moitié (volontairement), vous constaterez que vous avez malgré tout été capable de réussir cette tâche, tout en étant nettement plus efficient.

   Comme une capacité d’un ressort compressé, le temps que l’on se croit capable de réaliser une tâche est associée à notre durée dont on dispose. Le principe est donc celui-ci :

   Réduisez substantiellement ce délai de manière conséquente, et vous constaterez que vous y parviendrez tout aussi bien (et souvent avec moins de fatigue).

  Ce syndrome nous montre que l’on se donne souvent « trop de temps » pour réaliser une tâche.

 

coche6 # Comment j’ai réduit de 50% mon temps de rédaction avec la loi de Parkinson  ?

 

   Didier PENISSARD, votre serviteur, a effectivement testé cette Loi de Parkinson. Je mettais une heure en général pour écrire un article comme celui-ci. En fait, je pensais que j’avais obligatoirement besoin de ce temps pour y parvenir. Or, c’était là encore une conviction qui me limitait dans mes ressources à déployer.

   En réfléchissant à la question, je décide de réduire de 50% ce délai.  À la suite de quoi, je suis parvenu à rédiger mes articles en 30 minutes…

   Mieux ! Mes idées étaient plus vives, mon esprit plus clair, comme si le nouveau délai plus compressé me stimulait des zones inexplorées de mon imagination. Mes articles et leur contenu en étaient plus copieux pour mes lecteurs.

  Aujourd’hui, je parviens en à peine 20 minutes à rédiger la plupart de mes articles, alors que pendant plus de trois ans, il me fallait une heure minimum.

(c) Didier Pénissard

Comment devenir maitre du temps et doubler votre productivité

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« Comment j’ai triplé ma_productivité, tout en bénéficiant de 30% de temps disponible en plus » 

 

 

 

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