Visioconférences 21 astuces pour les réussir sereinement

21 astuces pour réussir vos visioconférences 

à chaque fois ?

  La visioconférence est devenue (surtout depuis les confinements causé par l’épidémie de COVID 19) un outil en fort développement.

  Que ce soit pour le télétravail ou pour animer une réunion en direct live,  la visioconférence permet de  se réunir comme en réel, plusieurs individus présents en même temps. La distance n’étant plus l’obstacle, parfois à des milliers de kilomètres de distance.

Sommaire pour réussir à coup sûr vos visioconférences, Webinaires, etc Comment organiser une visioconférence réussie ? Comment briefer vos participants ? Comment préparez l’ordre du jour de votre visioconférence ? Vérifiez le dispositif technique (visuels, ordinateur, connexion internet) Faites attention à soigner votre présentation ! a) Présentez-vous b) Contrôlez vos gestes c) Contrôlez constamment votre attitude d) Utilisez le pouvoir du gestuel pour donner plus d’impact e) Restez toujours dynamique et attentif en créant des teasing f) Le message et la communication efficace passe par votre regard g) Pourquoi vous devez voir vos participants ? h) Oubliez la caméra i) Ne pas interrompre les autres j) Tenez-vous à votre plan de votre webconference k) Maîtrisez les techniques des communicateurs efficaces l) Utilisez un trompe l’œil pour le fond de votre visioconférence m) Quel microphone utiliser ?  n) Quand arriver dans votre salle de conférence en ligne ? o) Quelle hauteur placer votre webcam ? p) Comment vous préparer mentalement  à réussir votre intervention ? Maîtriser l’art de solliciter

 

Bien entendu, on peut objecter que la visioconférence ne remplacera jamais totalement le contact direct d’une « véritable » réunion. Certes, le réunion en présentiel demeurent encore parfois indispensable. Néanmoins, elle permet un échange d’informations rapides et presque aussi important que le contact direct.

  Surtout que les outil comme Skype, ou Zoom permettre de distinguer clairement le visage, le langage corporel de l’interlocuteur, contribue à la convivialité.  La transmission immédiate de tout document rajoute encore de l’efficacité. 

# Comment organiser une visioconférence réussie ?

  Une visioconférence doit se préparer minutieusement pour qu’elle soit réussir. Elle doit donc être pleinement planifiée sur les points-forts abordés (avec un ordre du jour précis), comme toute autre réunion en présentiel.

  À moins de disposer d’une salle déjà équipée  (comme la plupart des grandes entreprises), il suffit d’installer sur chaque ordinateur un bon logiciel de vidéoconférence, une webcam et un micro.

  Par rapport à une réunion conventionnelle, les avantages de la vidéoconférence est d’obliger  les participants à mieux préparer la réunion,  et d’accélérer les prises de décision.

# Comment briefer vos participants ? 

  Ils doivent être informés suffisamment longtemps à l’avance de la date, de l’heure et du lieu de la vidéoconférence.

  S’ils ne se connaissent pas, vous pouvez joindre une courte note biographique et une photo de chacun d’eux.

  Si c’est la première fois qu’ils assistent à une vidéoconférence, une note donnant quelques indications pratiques sur le déroulement de la réunion
  leur sera utile.

« … Il n’y a plus désastreux de laisser les autres
participants écouter et regarder celui
ou celle qui monopolise la parole… »

# Comment préparez l’ordre du jour de votre visioconférence ?

  Limitez le nombre de points à traiter par rapport à une réunion ordinaire. La visioconférence demande plus de concentration que dans une salle en présentiel. Les participants peuvent perdre très vite leur concentration sur le thème que vous abordé. La fatiguent psycho-nerveuse se produit plus rapidement.

  Il est aussi essentiel que chacun des intervenants doit indiquer au préalable le temps qu’il estime nécessaire. Car, il n’y a plus désastreux de laisser les autres participants écouter et regarder celui ou celle qui monopolise la parole. Pour cela, indiquez clairement sur un email envoyé un jour avant votre intervention en visioconférence de vous indiquer combien de temps est prévu leurs réponses. 

  Respectez absolument le timing pour que tous les participants puissent prendre la parole. La meilleure manière que j’ai personnellement testé avec succès consiste à poser les questions AVANT par email aux présents. En gros, je leur envoie cet Email, 24 heurs avant la réunion en ligne :

 « Bonjour XXXX, je vous rappelle que notre réunion en ligne par visioconférence se déroulera entre 10 heure et 10 h 45 demain XXX janvier. Afin d’éviter les retards et discussions 

Vérifiez le dispositif technique (visuels, ordinateur, connexion internet) !

  La qualité technique est essentielle. Une mauvaise image, un son défaillant peuvent enlever de la clarté aux propos.

  Contrairement à la présentation en direct, ici les visuels peuvent être plus petits. Un bon réglage de la caméra permet les agrandissements. Si vous utilisez des PowerPoint, c’est un bon outil. Mais, il faut éviter d’en faire de trop. N’ajoutez pas des visuels trop exagéré. Faites sobre, même si le PowerPoint le permet. Pour cela, raccourcissez les phrases et utilisez deux couleurs maximum. Voir l’exemple d’un PowerPoint que j’ai utilisé pour une de mes conférence en ligne « comment produire 200 idées à l’heure ? ».

• Un autre autre conseil ! Privilégiez si vous le pouvez une connexion filaire au lieu de la simple WIFI à distance. Des micro coupures se produisent régulièrement et perturbe la fluidité de la visioconférence. En revanche, si vous branchez en système filaire votre ordinateur à la votre box, vous bénéficierez d’une connexion internet fluide sans interruption. C’est une astuce qui m’a évité de nombreuses micro coupures après plusieurs tests.

# Faites attention à soigner votre présentation !

  Comme pour un passage à la télévision, vous devez veiller à votre tenue vestimentaire. Soyez soigneux dans le choix de votre veste, votre cravate (si vous en portez), votre chemise, etc. Donc, quelques précautions vestimentaires s’imposent comme lorsque vous êtes en face d’eux en réalité.

  Le jour de la visioconférence, pour la réussir, l’astuce consiste à éviter les couleurs trop vives, les carreaux et rayures, trop voyants. Préférez les couleurs neutres tels que le beige, le gris ou le bleu clair (attention ! le marine devient noir  à l’écran). Portez plutôt des couleurs claires près du visage, en évitant le rouge ou le jaune. En revanche une cravate rouge passe très bien devant votre webcam. 

  Si vous êtes un homme, rasez-vous de près : une barbe, même vieille de seulement quelques heures, vous donne un air négligé à l’écran. Si vous êtes une femme un maquillage sera appréciée. Montrez-vous sous votre meilleur jour !

  Pour réussir vos visioconférences, commencez par ces principes :

•   Présentez-vous lorsque vous parlez ! Déclinez votre nom, et expliquez où vous travaillez (ou votre fonction dans ce que vous représentez). Cela permettra aux autres de vous situer clairement, vous serez mieux écouté dès le départ.

•   Contrôlez vos gestes : si vous bougez trop, vous « sortez du cadre » de la caméra et paraissez agité. Donc, maîtrisez votre mobilité (même si vous êtes assis ») 

•   Contrôlez constamment votre attitude, même quand vous croyez ne pas être à l’image. Pour y parvenir sans que cela devienne un problème pour la fluidité de votre communication, ayez sous les yeux votre image en petit module de contrôle visuel. La plupart des systèmes actuels des visioconférences permettent (Zoom par exemple) de vous observer en train de faire votre webinaire. C’est important de vous auto visionner pour vérifier que des petits incidents pourraient entacher votre intervention. Par exemple, si l’éclairage n’est pas assez important pour voir votre visage (ou un mauvais angle de lumière qui cache l’autre moitié).

« Malgré l’étroitesse du champ de vision de
votre webcam, vos mains peuvent
apporter du poids à votre message… »

• Utilisez le pouvoir du gestuel pour donner plus d’impact. Il m’est arrivé de faire mes intervention pour un webinaire ou une visioconférence DEBOUT. Dans ce cas, la caméra doit pouvoir embrasser au moins votre image de tout votre buste. Ainsi, malgré l’étroitesse du champ de vision de votre webcam, vos mains peuvent apporter du poids à votre message. Chaque geste de la main peut donner de la force à ce que vous voulez dire. On dit que 70% de la communication passe par les gestes et seulement le reste par le verbe. Je vous invite à consulter des deux articles sur le sujet => ici  –  et la suite en encore là.   

•    Restez toujours dynamique et attentif en créant des teasing : Le pire est de rester dans des silences qui laissent une mauvaise impression à l’écran. Pour cela, relancez l’attention de vos participants. J’utilise personnellement (avec mesure toutefois) du teasing. Annoncez que dans le prochain sujet vous allez montrer « comment gagner du temps en rédigeant vos mail » ou encore, vous allez « dévoiler votre méthode anti stress avant de passer un entretien d’embauche » ou encore, expliquez que « vous allez faire une révélation sur « comment obtenir 5 fois plus de visites sur votre site web sans dépenser un seul Euro? ». Bref, veillez à entretenir l’attention – et ceci souvent. Mais attention, pour que cela fonctionne, vous devez tenir vos promesses. 

•   Le message et la communication efficace passe par votre regard : Même si vous êtes seul à passer devant la caméra, vous devez vous comporter comme si vous communiquiez avec une seule personne. Si vous ne l’a voyez pas, alors tentez d’imaginer qu’elle est présente, à l’intérieur de la lentille de la caméra.

• Ceci étant, il est toujours plus efficace de voir vos participants (ce qui est possible désormais avec les outils comme ZOOM ou Skype). De plus, veillez à regardez dans l’option où vous voyez les autres participants dans les modules de la visioconférence de les regarder les uns après les autres. Ainsi, vous  envoyez un message à votre cerveau que vous avez une personne en face de vous. Sinon, en observant en général toute l’assemblée sur votre écran, votre cerveau peut très vite envoyer un message à la zone reptilienne (cerveau de la peur) car vous faites face à un groupe. 

• Si vous êtes à plusieurs, oubliez la caméra et adressez-vous directement à vos interlocuteurs.  Quoi qu’il arrive, ayez un regard direct, vous transmettrez l’image de quelqu’un d’ouvert  et d’honnête. Une astuce que vous pouvez utiliser si vous êtes mal à l’aise devant une webcam ou une caméra classique, consiste à placer une photo d’une personne que vous connaissez. Collez-là juste à côté de la webcam. Puis, regardez cette photo en pensant que vous lui parlez.  

•   Si vous êtes un participant, évitez d’interrompre la personne qui parle ou de créer des bruits parasites (parler à voix basse à votre voisin, jouer avec un stylo, etc.). Autant dans une salle en présentielle, les interruptions par d’autres participants peuvent être acceptées, autant dans une visioconference, c’est impossible à supporter, car totalement inaudible.

•   Les micros multidirectionnels captent tous les bruits,  sans distinction. Toute interférence est source de distraction et de gêne. Préférez donc le microphone unidirectionnel. Personnellement, j’utilise un micro de marque M-Audio Aries.

• Tenez-vous à votre plan ! Il n’y  pas plus dommageable que de dépasser le timing. Beaucoup de vos participants vont décrocher. Donc, mon astuce est de demander à ce que les questions soient posées AVANT par email votre intervention. Ceci évite les nombreux doublons des questions. Et de vous concentrer sur votre communication sans être constamment dérangé par des interventions des participants. Cette formule m’a personnellement toujours réussie.

• Maîtrisez les techniques des communicateurs efficaces. Les conférenciers
  

  

  ont appris ces techniques (car elles s’apprennent !). oubliez l’image d’Épinal que le charisme est un don. Je suis moi-même l’exemple parfait que l’on peut avoir souffert de gros problème pour parler en public et devenir conférencier.

J’ai passé une grande partie de mon adolescence à vaincre cette peur qui me paralysait. Pourtant, à l’âge de 18 ans je donnais ma première conférence. Certes, il faut pour cela se former. Si vous rencontrez ce problème de la peur de parler en public, je vous invite à suivre cette formation en ligne « Comment devenir un orateur de haut niveau ? » .

 

• Si l’arrière plan de la pièce où vous vous trouvez n’est pas des plus photogénique, alors il existe des possibilités de trompe-l’œil. Depuis quelques mois, l’astuce a été ajouté gratuitement par Skype a ajouté la possibilité de mettre un fond. Certes, il peut y avoir quelques imprécisions sur les contours de votre image dynamique qui apparaît à l’écran, mais du plus bel effet (voir l’exemple ci-dessous pour une de mes intervention).

• Et surtout : arrangez-vous pour arriver dans la salle de visioconférence au moins 15 minutes à l’avance   afin de vous familiariser avec l’ambiance et de vous mettre à l’aise. L’expérience de plusieurs centaines de webinaires ou d’interventions online m’ont appris qu’il y a souvent des petits problèmes techniques à corriger. 

• Une astuce qui permet d’éviter une erreur courante lorsque l’on se retrouve face à sa webcam, consiste à élever le niveau de votre ordinateur à hauteur de votre visage. Un outil pratique le permet désormais tout en le positionnant à plusieurs niveaux possibles. Dans le cas contraire, votre visage est sur le fond du … plafond (pas très beau) et votre regard est vu d’en bas avec votre menton comme la partie la plus visible. Voir ci-dessous l’outil en question pour éviter cet effet désastreux. 

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• Enfin, la préparation mentale est la clé pour vous sentir à l’aise et réussir votre visioconférence. L’avantage de vous préparer mentalement vous permet que le déroulé de votre intervention se déroule parfaitement. Personnellement, la journée de mon intervention en live, je prends 20 minutes pour me relaxer. Puis, je m’imagine être à l’aise devant mes participants. Je fais un rapide travail de visualisation mentale où je me vois en train de m’exprimer. Surtout, je m’imagine recevoir des félicitations et des remerciements à la fin de mon intervention. je peux vous assurer que cet exercice de préparation mentale permet grandement de libérer le moment venu les ressources dont vous avez besoin (surtout su votre intervention dépassent plus d’une heure). 

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Les lecteurs de cet article vous recommandent =>Comment vous exprimer efficacement et convaincre
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# L’art de savoir solliciter

  Si vous souhaitez obtenir un changement ou une faveur d’une personne, concernant son comportement ou son travail, la meilleure solution est de le lui demander.

  Pour augmenter vos chances d’obtenir satisfaction, utilisez la technique d' »appréciation au conditionnel ».

  Explication : Annoncez la nécessité (le « pourquoi ») de la requête, proposez un ou plusieurs moyens d’y parvenir (le « comment »), et annoncez aussi en quoi cela vous aiderait ou vous ferait plaisir !

  Par exemple :

  « Sylvia, je pense qu’il serait préférable de laisser plus de marge à droite, ainsi je pourrais noter plus facilement les corrections. Cela serait beaucoup plus pratique et plus agréable pour moi. »

  « Jean, si vous pouviez me remettre votre rapport dès que vous l’aurez terminé, cela me rendrait service pour préparer ma conférence. Je me sentirais plus à l’aise en ayant davantage de temps pour le faire. »

  Une demande formulée de cette façon est plus facilement acceptable pour l’autre qu’un « ordre » sec.

  Elle ne comporte ni critique, ni blâme, elle propose une solution, et met l’autre à l’aise en lui accordant de l’importance.

(c) Didier Pénissard Coach

Programme Complet en Vidéo : Laissez-moi faire de vous Un Expert Pour Décoder le Langage Corporel – et sachez en un instant ce qu’il pense de vous – => je découvre ici 

 

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