Ce que vous devez toujours avoir en tête avant d’écrire votre message

7 jours pour être (très) convaincant quand vous écrivez

« Ce que vous devez toujours avoir en tête avant d’écrire votre message »

   Négligé de trop nombreuses fois, la plupart des messages écrits (émail, lettres, courriers de réclamations), un élément crucial doit alimenter votre pensée AVANT de vous taper sur votre clavier.

   Je veux parler du « fil directeur ».

    Si vous voulez convaincre dans une lettre, vous devez conserver à l’esprit que celle-ci doit avoir un squelette – un corps – !

   Sans quoi, elle se noiera dans les explications et restera « lettre morte ».

# Écrire peut devenir un véritable pouvoir entre vos mains

    Convaincre quand vous écrivez regroupe un ensemble de techniques.

   Néanmoins, si vous retenez ce principe, vous aurez fait un grand pas pour obtenir ce que vous attendez des autres. La rédaction est extrêmement puissante. Dans certains cas, j’ai vu des résultats fulgurants pour des :

 – Demandes de report pour une facture à régler,

 – Des conflits réglés par une simple lettre (alors que le conflit existait depuis des mois interminables),

 – Des conciliations obtenues en envoyant un émail très efficace,

 – Des remises accordées avec de simples mots, des phrases percutantes.

# Pour convaincre quand vous écrivez, retenez ceci de fondamental 

   Un message avec un but, un SEUL objectif, une seule orientation, une seule priorité.

   Ainsi, il aura 100 fois plus de force que si vous le diluez dans plusieurs arguments. Même si vos arguments sont puissants, préférez quand vous le pouvez, de choisir UN argument. 

   Un argument bien choisi et pour lequel, votre message s’y réfère souvent et fréquemment aura une influence bien plus élevée que si vous faites un étalonnage en règle de points variés.

   Votre lecteur doit être influencé, ne l’oubliez jamais. Restez sur votre axe ! 

# Martelez (en douceur) mais MAR-TE-LEZ tout au long de votre texte pour convaincre 

  Alimentez-le ! Revenez-y souvent ! 

  Voyons par exemple une lettre de demande d’étalement pour une facture d’eau. 

Objet : demande d’étalement de facture d’eau sur 3 mois 

« Monsieur le responsable facturation, 

Suite à difficulté ponctuelle, je suis actuellement dans l’impossibilité de vous régler en une fois la dernière facture d’eau que vous m’avez adressé le XXX.
 

À ce jour, j’ai toujours honoré mes factures de votre établissement, sans aucun retard. Or, cette dernière facture sera, elle aussi, honorée. Je vous l’assure. Mais, j’ai besoin d’un étalement exceptionnel sur 3 mois. En effet, je dois faire face à une situation exceptionnelle et momentanée d’un retard de paye pour vous régler l’intégralité de la facture. 

Aussi, je fais appel à votre compréhension afin :

 – D’étaler la somme à régler sur 3 mois 

– En commençant le règlement de la première échéance le 1er du mois prochain 

– Les deux autres échéances les mois suivants 

Je vous demande d’étudier avec bienveillance ma sollicitation d’étalement sur 3 mois. Une réponse favorable de votre part, me permettra d’assurer mon engagement de vous régler l’intégralité de cette facture.

 En comptant sur votre compréhension, je vous prie d’agréer, Monsieur le responsable facturation à mes sincères salutations.

 Nom et prénom  

   Observez comme notre rédacteur « martèle » sa demande. Elle est répétée 4 fois dans la lettre. Le message est court mais va à l’essentiel. Pas de fioriture. Le corps du message se résume à : la demande d’étalement de paiement sur 3 mois. POINT !

# Une astuce à utiliser pour être convaincant quand vous écrivez

   J’avoue que devenir un « perroquet » qui répète dans mon message un point m’a toujours un peu gêné.

   Qu’à cela ne tienne, nous avons bien de la chance d’avoir la langue française avec sa richesse d’expression. Des nuances, des synonymes et le tour est joué.

    Prenons par exemple si vous envoyez une réclamation à un S.A.V pour une malfaçon d’un téléphone mobile qui est hors garantie et par laquelle, vous estimez que vous n’avez pas à payer la réparation :

 « Cet appareil, acheté en mai 2011 n’a cessé de rencontrer ce problème de bruits parasites pendant mes communications. J’ai déjà alerté à plus 5 reprises vos techniciens d’une défaillance audio. Jusqu’ici, je rencontre toujours ce problème.

 Je constate que la garantie est maintenant dépassée de plusieurs semaines. Je vous demande de réglé, à vos frais cette réparation. Vous avez été suffisamment informé de cette défaillance technique de mon mobile pour que vous ne me facturiez pas les frais de remise en état.

 Je suis donc dans l’attente d’une réponse favorable de votre part pour me fournir un appareil qui fonctionne gratuitement.

 Cordialement, »

    Dans ce texte, la notion de réparation gratuite est indiquée trois fois de manières différentes. C’est une façon habile de « marteler » en changeant les mots… Pour plus d’effets. 

 (c) Didier Pénissard Coach

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